Como en todos los rubros, la seguridad no puede dejar la oportunidad de mejorar con el resto de la compañía. Existen muchas posibilidades de hacerlo en cualquier industria, pero es necesario que el responsable de seguridad se luzca en la compañía como la persona que trabaja en equipo, brindando información de valor.
Ahora, si me preguntan:
· Cómo hacer para llevar el control de todas las áreas (logística, física, proveedores, electrónica, etc)
· Coordinar con el resto de la compañía
· Hacer que la unidad de seguridad tome relevancia
· Entregar indicadores de gestión y gestionar los riesgos
SOLAMENTE SE LOGRA MEDIANTE LA DIGITALIZACIÓN DE PROCESOS.
El secreto esta en identificar los procesos, aceitarlos de acuerdo a los recursos que tenemos (personal, equipamiento, plataformas, etc.) y a los objetivos. Crear un sistema de comunicación e información capaz de actuar en forma autónoma garantizando que se cumplan todos los pasos definidos. Es una tarea de ajedrez o tetris, pero una vez logrado, nos aseguramos que todos los procesos se cumplen.
Hagamos una secuencia de lo que debemos tener en cuenta, tome nota:
1. Definir los procesos – riesgos que previenen
Nos concentramos en las áreas que tenemos jurisdicción, (caseta, centro de monitoreo, seguridad electrónica, seguridad industrial, etc.) y enlistar los procesos de cada una de las áreas. Por ejemplo, entrada y salida de visitantes, pases de salida, reportes de incidentes, atención a defectos técnicos de seguridad electrónica, asistencia de los guardias, etc. Veremos que son muchos más de los que en realidad controlamos, pero no debemos dejar a ninguno afuera. Es el momento de agregar los procesos que sean beneficiosos para otras áreas de la compañía, como ser registro de capacitaciones (RRHH), entrada u salida de camiones (OPERACIONES), inspección de extintores (SEG INDUSTRIAL), etc.
2. Qué información debemos recoger en cada proceso
Una vez que tenemos todos los procesos que debemos registrar, debemos generar formularios, reportes ya sea en formato papel o digital e identificar cual es la información que realmente es valiosa. No debemos registrar información que no sea de utilidad, para no perder tiempo innecesariamente y debemos identificar cual es la información que nos permitirá alcanzar las estadísticas e indicadores de gestión. Citemos un ejemplo, para realizar un presupuesto económico para el próximo año, es necesario saber, aparte de los riesgos, cuales son los incidentes ocurridos con mayor posibilidad de ocurrencia, con mayor impacto y en qué zonas o unidades de negocio de la empresa ocurrieron. Para ello, es necesario incluir esos 3 datos en el informe de incidentes, para generar gráficos, mapeo y estadísticas de los incidentes ocurridos.
3. Quienes son las personas que son actores en ese proceso
Evidentemente es importante saber cuales son las personas que intervienen en los procesos, de manera de que cada uno deje su huella en el mismo. Desde el registro (con evidencias), control, evaluación, y análisis deben intervenir en el proceso en forma escalonada y automatizada, es decir, una vez que se registra, se vaya en automático a la persona que controla y así al que evalúa. Asimismo, es necesario que la dirección o el área a la que pertenezca ese proceso debe de estar informado.
4. A quien le debe llegar esa información
No solo es importante saber a quién le llega la información del proceso, sino qué y cómo le llega. Cuanto mas alto en la escala jerárquica en la compañía, más procesada y resumida debe de estar, pero es importante considerar incluir en los reportes cual es el área afectada, para que le llegue directamente a esa persona. Por ejemplo, si en un reporte de novedades, seleccionamos que es un evento de Mantenimiento (vidrio roto), ese reporte debe de llegar directamente a esa área. Es parte de la gestión de procesos de seguridad.
5. Cuales son los indicadores de Gestión
Hay una infinidad de indicadores, por eso siempre debe haber una persona que se encargue de los análisis para hacerlos, y enviarlos a las personas que lo requieren. Cada proceso tiene sus indicadores, y es necesario identificarlos en base a los clientes internos que lo necesiten y en base a los riesgos que tiene la compañía.
6. Plataforma de Gestión
Si queremos que todo esto, sea automatizado y registrado en forma mecanizada, hay que contratar una plataforma de gestión y si es necesario una consultoría de procesos y/o de gestión para lograr estos 5 puntos anteriores casi automáticamente. Y digo “casi” porque hay que sentarse a configurar inteligentemente las necesidades de gestión y configurar la plataforma.
En las manos del responsable de seguridad está el convertirse el profesional que la compañía necesita como líder de esa área tan importante, para ello, es necesario que cuente con información concreta de sus procesos y no dedicarse exclusivamente a apagar incendios.
Diego Escobal DSE
Director de VEA Consultores de Riesgos
Especialista en Digitalización de Procesos de Seguridad