Si te pregunto… En una compañía, ¿Cuándo se acuerdan de seguridad? ¿O… en qué momentos le prestan atención a SEGURIDAD? La respuesta casi siempre será la misma. ¡Cuando pasa algo!
Es lamentable que esto, aun pase en algunas empresas, seguridad aun no demuestra su efectividad o su grado de cumplimiento, estando a la deriva y comprometiendo la buena imagen de su departamento.
Siempre en mis charlas digo que la actividad del responsable de seguridad, en cuanto a este tipo de situaciones, se parece a la de un Maitre de una fiesta o una boda, si todo sale bien felicitan a los anfitriones o a los novios, en cambio si algo sale mal… se le reclama al Maitre.
Supongamos que esto es así… que todos los ojos de la compañía, nos apuntan cuando pasó algo, ahora viene la siguiente pregunta, ¿cómo poder aprovechar ese momento de incidencia para dar una buena imagen?
Una de las formas más eficaces es tener un plan de contingencia y de reacción, el plan B o el As de la manga, pero sin duda presentar un buen informe de incidentes aliviana la situación, donde quede asentado al detalle lo que sucedió, qué fue lo que se hizo luego del mismo y calificar el evento según su gravedad y de posibilidad de repetición.
Aquí van entonces 5 consejos para “exprimir” los informes de incidentes
1.Un informe de incidente debe de hacerse la más rápido posible, en el lugar de los hechos, con la participación de las personas involucradas. No hay que esperar al otro día ni mucho menos que llegue al lunes si ocurrió un viernes. Los jefes necesitarán tener esa información lo antes posible de buena fuente y con información veraz para que tome sus propias decisiones
2. No debe de haber un formato de informe de incidentes general, sino adaptado a cada una de las situaciones. Por ejemplo, en un hotel, el informe de incidentes de un evento que le ocurrió a un huésped, es diferente al accidente de un empleado. Los datos a recabar son diferentes.
3.Es correcto el uso de palabras claves o códigos como ser código rojo o azul, pero debemos pensar que los informes de incidentes serán leídos por integrantes de la propia empresa y muchos ellos no son del área de seguridad o no conocen la codificación, por lo tanto, recomiendo no usarlos
4.Es mas que conocido el contenido que debe de tener un informe de incidentes y no voy a ahondar sobre eso, pero si es necesario, incluir información que permita en un futuro sacar estadísticas, gráficos, reportes. Éste informe debe de estar estructurado, de tal manera de recabar información para que se puedan sacar estadísticas, almacenar la información y hacer investigaciones. He visto informes de incidentes que no se puede utilizar su contenido en ninguno de estos objetivos.
5. APLICACIÓN DE SEGURIDAD que permita digitalizar los informes de incidentes. Con esto se logrará:
a. Adaptar el informe según la característica del evento
b. Incorporar en el informe datos que en papel sería imposible (fotos, geolocalización, etc.)
c. Siempre estará en letra clara
d. Transferir el informe a diferentes personas para que completen otros datos y verifiquen lo que se capturó
e. Enviar reportes en el momento en el formato que sea necesario (calidad, certificaciones, etc.) en el momento que se realicen
f. El contenido del formulario es pre definido por el responsable de seguridad y no queda a criterio del que realiza el informe
g. Centralizar los incidentes de diferentes unidades de negocio o clientes
h. Tener un panorama general de todo lo que pasa en seguridad en la compañía, incluso, poder contar con el mapa del delito propio.
i. Obtener gráficos
* Incidentes por área
* Incidentes por unidad de negocio
* Incidentes por tipo de incidente
* Incidentes por fecha, mes, año y a su vez por otro dato adicional (área, tipo, etc)
* Perdidas en pesos
* Por gravedad de lo ocurrido
* Por probabilidad de repetición
*
Y todo lo que se pueda requerir.
Usemos esta oportunidad para beneficio propio y de la compañía