La digitalización de datos es, sin lugar a dudas, la forma más segura para acceder a información, utilizarla, compartirla, y archivarla hoy en día. Por ello la respuesta es sí, la digitalización de datos es la opción de seguridad que ofrece más garantías para salvaguardar la información de cualquier empresa.
Y conviene destacar ese dato: cualquier empresa está más segura si lleva a cabo un proceso de digitalización de sus datos, cualquiera, independientemente de su tamaño.
Cada día, más sectores empresariales se suman a la digitalización, ya no se trata solo de la Administración, que sigue su camino lenta pero inexorablemente, seguramente por aquello de que las cosas de palacio van despacio. Tampoco las grandes empresas son ya único referente de procesos de digitalización.
En la actualidad, medianas y pequeñas empresas de diversos sectores como la educación y la cultura, los bufetes de abogados o los profesionales de la salud, se han sumado a la transformación orquestada por la nueva era digital que va inundando de confianza y seguridad despachos, oficinas o fábricas. Y no se trata de unirse a algo porque no se pueda luchar contra ello, ya no, ya pasó eso de temer a la tecnología, de mirarla como a un enemigo.
Suma a la hora de ofrecer mejoras de gestión; suma para proyectar planes de actuación; suma para establecer relaciones más cercanas y fructíferas con los clientes y en ambas direcciones y, sí, suma en seguridad, la piedra de toque de todo el entramado, porque vivimos en un momento en el que la información se ha multiplicado por cifras vertiginosas con resultados más vertiginosos aún.
Manejar la información, la valiosa información sobre investigación, clientes o proyectos, se ha convertido en una auténtica tarea de titanes y protegerla es una cuestión que no puede ser gestionada utilizando los métodos de la antigua era analógica.
¿Por qué la seguridad que proporciona la digitalización de datos es superior a cualquier protocolo de seguridad tradicional?
1- Control:
La digitalización, a diferencia del formato tradicional en papel, permite controlar la accesibilidad a los documentos a través de una o varias claves digitales, es decir, de una forma mucho más segura que una cerradura en la puerta de un archivo o en el cajón de un escritorio de un despacho u oficina.
En este punto, conviene no olvidar que la era tecnológica ha traído la digitalización a los departamentos de la empresa imponiendo una dinámica interactiva en la que la información, constantemente compartida, ha de estar debidamente gestionada y protegida, y el acceso a ella, controlado.
2- Ámbito de actuación:
La seguridad en la digitalización de datos, no se refiere solo a la información más sensible de la empresa como pueden ser contratos, fórmulas, proyectos, contactos de clientes o colaboradores. La información es mucho más que los datos más valiosos, entre otras cosas porque, en un momento dado, cualquier dato puede adquirir un valor especial. Vemos un ejemplo en una cartera de clientes, destacamos los más importantes pero guardamos con celo el resto, son clientes potenciales y en cualquier momento pueden ascender a la categoría superior.
Una empresa que se ocupe de la seguridad de forma prioritaria, estará a salvo de las amenazas tecnológicas que habitan en la cara B de la era tecnológica, cuya cara A tantas alegrías nos ha dado y nos seguirá dando.
Esa empresa decide digitalizar sus datos, todos sus datos, porque desarrolla su actividad al completo en modo digital y toma las ventajas que le ofrece sin descuidar esa cara B.
Por eso asume la responsabilidad de incorporar todos y cada uno de los documentos que maneja, desde los nombrados anteriormente hasta facturas, tickets, documentación de recursos humanos, etcétera.
La información ha sido y será siempre sensible, es la forma de protegerla lo que cambia y nunca ha estado más protegida que en la actualidad con la digitalización de datos.
3- Eficacia en la gestión del tiempo. Eliminación de fallos en la confidencialidad de datos:
La información digitalizada se gestiona con más rapidez porque mejora las labores de búsqueda y localización; se modifica, amplia o elimina en un instante; se solicita y comparte en un tiempo que nada tiene que ver con las formas de acceder a la información tradicionales. Digitalizar datos significa tenerlos disponibles en cualquier momento y saber quién los está utilizando, sin desplazamientos, solo es preciso disponer del dispositivo a través del cual acceder a ellos y, por supuesto, de las claves correspondientes.
Eficiencia en el tratamiento de los datos digitalizados, seguridad garantizada respecto al uso de los mismos y mejora de la gestión de tiempo y espacio empresariales y profesionales. Pocas empresas, sean del tamaño que sean, renunciarían a estas ventajas y aún hay más.
El trabajo de digitalización de datos, por todos los motivos anteriormente reseñados, es laborioso pero no demasiado complicado. La información puede ser almacenada en diferentes soportes, en la nube e incluso mantener la fuente original, el papel, almacenado por seguridad, durante un tiempo determinado en un lugar seguro. Es cierto, esa es la teoría, demos paso a la práctica.
Iniciar un proceso de digitalización sin dominar el protocolo puede extenderse en el tiempo de forma indefinida. ¿Qué se puede hacer cuando se ha decidido llevar a cabo una digitalización de datos y no se sabe por dónde empezar, o se ha empezado y no se sabe por dónde seguir? La recomendación, sin tener que llegar a ninguno de esos dos supuestos es sencilla: consultar a profesionales que lleven a cabo la digitalización de datos de forma externa, así de fácil. Esa opción incrementará la seguridad de la operación y la hará más corta y eficiente.
La información es poder y protegerla digitalmente, la garantía para permanecer en el escenario empresarial en la era tecnológica, crecer y aumentar los beneficios.